Meerdere emailadressen? Stroomlijn uw mail naar één adres via bijvoorbeeld Gmail
Electronische post gaat aan eigen succes ten onder door spam, overdaad en misverstanden. Met zes slimme tips: hoe overleeft u uw e-mail en volgt u de emailetiquette?
Toegegeven: zonder e-mail zou de economie er een stuk slechter voor staan, hadden verre vrienden niet zo veel lol met elkaar en was communiceren flink lastiger.
Maar naast zijn nut heeft het medium ook nadelen. En die nemen toe. Gelukkig komen er steeds meer alternatieven.
De eerste e-mail
Toen Ray Tomlinson in 1971 de eerste e-mail ooit verstuurde, tussen twee computers die naast elkaar stonden, had hij niet kunnen vermoeden hoe populair het versturen van digitale brieven zou worden.
Inmiddels is e-mail zo populair dat het aan zijn eigen succes ten onder dreigt te gaan. De gemiddelde werknemer wordt door de vele e-mail zó afgeleid dat hij volgens een onderzoek uit 2006 van het Amerikaanse bedrijf Basex slechter op een IQ-test scoort dan iemand die marihuana heeft gerookt.
Drugsgebruik
E-mail heeft meer overeenkomsten met drugsgebruik. Zo blijkt het verslavend te zijn. Zelfs boodschappen voor een collega die 3 meter verderop zit, worden per mail verstuurd, in plaats van mondeling overgebracht.
Volgens een ander onderzoek, dit keer in opdracht van Douwe Egberts, vindt meer dan de helft van alle werknemers dat het persoonlijk contact op de werkvloer hieronder lijdt.
Het spreekt voor zich dat Douwe Egberts liever ziet dat collega’s niet online, maar bij de koffieautomaat met elkaar communiceren.
Verstoord welbevinden
Al dat gemail is niet per se goed voor het welbevinden van werknemers. Bij een afgelopen jaar gehouden onderzoek onder ruim 2.600 Amerikanen bleek dat bezitters van een BlackBerry, een apparaatje om mobiel te kunnen e-mailen, zich in een op de drie gevallen ‘geketend’ voelden.
Dit doordat ze constant per mail bereikbaar waren en dus ook geacht werden sneller te reageren.
De University of Glasgow en de University of Paisley introduceerden in 2007 zelfs de term ‘e-mailstress’, voor werknemers die gebukt gaan onder de elektronische berichtenstroom.
Wetenschappers van deze universiteiten zeiden bij hun onderzoek naar e-mail mensen te hebben aangetroffen die dertig tot veertig keer per uur in hun inbox keken.
Zelfhulpboeken
Geen wonder dat er zelfhulpboeken te koop zijn voor de kantoorwerker die het echt niet meer trekt. Het boek Efficiënt e-mailen van Denise Hulst belooft ‘handvatten om het werken met e-mail weer beheersbaar te maken’.
Maar het omgekeerde geldt ook: medewerkers gebruiken de e-mailfaciliteiten van de baas om in diens tijd hun sociale contacten te onderhouden.
Per werknemer gaat wekelijks 1,8 uur verloren aan het versturen van privé-e-mails, aldus de ICT-barometer , een regelmatig terugkerend onderzoek van Ernst & Young in december 2007.
Spam
Dan is er nog dat ene probleem waaraan zelfs de meest gedisciplineerde mailer niet ontkomt: spam, ongewenste reclamemail. De Messaging Anti-Abuse Working Group , een gezelschap van grote internetbedrijven, schat dat 80 tot 85 procent van alle e-mail ongewenst is.
Andere schattingen gaan uit van nog hogere percentages (zie het kader ‘Lastige troep’). De kosten van spam lopen sterk uiteen, onder meer doordat het lastig is verloren arbeidsproductiviteit te meten. Vrijwel alle onderzoeksbureaus noemen bedragen in de orde van tientallen miljarden.
Geldmaker
Gelukkig maar dat e-mail ook vele voordelen heeft. Elektronische post levert bedrijven nog steeds geld op. Een Amerikaans-Israëlische studie uit 2007 toont aan dat personen die meer e-mailen, ook meer winst voor hun baas genereren.
De verschillen zijn niet te verklaren door andere factoren, zoals opleiding, ervaring of functieniveau.
Ook is e-mail eenvoudig te gebruiken, een niet te onderschatten pluspunt. Bij e-mail volstaat het bijvoorbeeld vaak om de naam in te vullen van de persoon die bereikt moet worden. Daarbij is e-mail vrijwel universeel populair.
Bereikbaar
Oftewel: vrijwel iedereen is met een mailtje bereikbaar. Een nieuwe technologie die de plaats van e-mail inneemt, zou net zo alomtegenwoordig, en net zo eenvoudig in het gebruik moeten zijn.
Wel, zo’n technologie bestaat niet – of beter: nog niet. Maar er wordt flink aan de randen van de e-mailhegemonie geknabbeld. Zo is vooral in Azië Instant Messaging , oftewel IM, in opkomst als een populaire vervanger van e-mail.
Alternatieven
IM is beter bekend onder de aanduiding ‘chatten’. Gebruikers tikken korte berichtjes, die vrijwel meteen daarna bij de gesprekspartner(s) op het scherm verschijnen. In China kent het IM-programma Tencent QQ enkele honderden miljoenen gebruikers.
In Zuid-Korea gebruikt ruim tweederde van de jeugd bijna geen of geen e-mail meer. In plaats daarvan: sms en IM. De Zuid-Koreaanse jeugd gebruikt e-mail alleen nog maar om mensen zonder IM te bereiken: vaak volwassenen met een baan.
Ook in het Westen wordt IM veel gebruikt. Honderden miljoenen mensen praten met elkaar via diensten als Windows Live Messenger, AIM, Jabber of Skype. Geen wonder dat de populaire site Hyves in 2006 besloot een chatmogelijkheid toe te voegen.
Voorlichting
De Vrije Universiteit in Amsterdam bijvoorbeeld licht sinds 2007 studenten voor via IM. Voor mobiele telefoons zijn speciale programmaatjes beschikbaar waarmee de chatdiensten ook onderweg kunnen worden gebruikt.
Voor fanatieke kletskousen is dat vaak goedkoper dan sms’en. Bij dat laatste moet immers per berichtje worden afgerekend. Maar IM loopt via internet, en vrijwel alle telecommaatschappijen bieden daarvoor goedkope all-in-abonnementen aan.
Niet alleen jongeren, maar ook westerse bedrijven zien Instant Messaging als aanvulling op (of vervanger van) e-mail. IBM Lotus Sametime, een chatproduct speciaal bedoeld voor het bedrijfsleven, heeft zo’n zeventien miljoen gebruikers.
Informeler
Chatten is informeler dan e-mail, en leent zich minder voor kantoorpolitiek. De cc-knop, berucht vanwege carrièretijgers die op strategische momenten hogergeplaatsten in de conversatie betrekken, is binnen IM niet aanwezig.
IM heeft nog een voordeel: het is makkelijk te integreren in kantoorsoftware. Zo kunnen medewerkers die met dezelfde klus bezig zijn, tijdens het werken aan een klus elektronisch overleggen over wat er moet gebeuren.
Goedkoop
Dankzij Google is deze technologie bovendien ook binnen handbereik gekomen van organisaties die geen geld hebben voor dure software. Het bedrijf biedt de dienst Google Docs aan, waarmee gratis documenten, spreadsheets en presentaties kunnen worden gemaakt.
Ook kunnen Google Docs-gebruikers anderen uitnodigen om zo gezamenlijk aan hetzelfde document te werken en te overleggen. De Rijksuniversiteit Groningen gebruikt binnen de studie journalistiek Google Docs om studenten te leren hoe ze gezamenlijk de werkschema’s kunnen bijhouden voor de publicaties die ze maken.
Serieuze concurrentie
Er is meer serieuze concurrentie voor e-mail. En wel op het gebied van nieuwsbrieven. Voor de dagelijkse of wekelijkse e-mails met daarin de nieuwskoppen van een bepaalde website bestaat al enige tijd een alternatief: RSS.
Hiermee kunnen de laatste ontwikkelingen op een website worden gevolgd, zonder dat de geïnteresseerde partij zijn e-mailadres hoeft achter te laten.
Onder vuur
Recent komen ook discussielijsten onder vuur te liggen. Dit zijn nieuwsbrieven waarbinnen mensen met interesse in een vergelijkbaar onderwerp met elkaar discussiëren. Een bericht naar de discussielijst wordt naar alle deelnemers gestuurd.
Onhandig, want dat levert een hoop e-mail op. Bovendien verleidt e-mail tot het tikken van lange berichten.
Twitter
De oplossing voor beide problemen is Twitter. Deze in de Verenigde Staten zeer populaire dienst maakt het mogelijk om zowel via de mobiele telefoon als via internet met vrienden en bekenden – of collega’s – te communiceren.
Omdat de berichten ook op een mobieltje leesbaar moeten zijn, is de maximale lengte van een bericht aangenaam kort: 140 tekens.
Fanatieke gebruikers
Nederland kent een actieve Twitter-gebruikersgroep van enkele duizenden personen. Veel zijn het er dus niet, fanatiek en enthousiast zijn ze wel. ‘Twitter is een van mijn belangrijkste communicatiemiddelen, zo niet het belangrijkste.
'In het afgelopen jaar heb ik meer vrienden en bekenden ontmoet dan in een lange tijd daarvoor,’ zegt Mark de Kock, in het dagelijks leven werkzaam bij levensmiddelenbedrijf Sara Lee.
Daten via Twitter
'Als ik zin heb om een biertje te drinken of te lunchen post ik een bericht op Twitter en negen van de tien keer keer heb ik een date.’
Die laagdrempeligheid hangt samen met de toegankelijkheid van dit nieuwe medium, want een Twitter-bericht versturen kan vanaf elke plek waar de mobiele telefoon werkt (en is veel goedkoper).
'Twitter-berichten groeien terwijl je midden in de situatie staat waarover je schrijft,’ zegt Arne Hulstein, eigenaar van it-bedrijf Meetial.com.
Inzet op werk
Maar Twitter heeft ook zakelijke toepassingen, meent De Kock: ‘Als ik een presentatie wil houden, maak ik die, zet hem op internet en vraag via Twitter commentaar. Zo wordt de kwaliteit van mijn werk vele malen beter.’
Peter van der Ploeg, die onder meer werkt voor het dagblad De Pers , beaamt dat. ‘Voor mijn werk is het geweldig. Ik heb al vaak tijdens een dienst een tip van mede-Twitteraars gebruikt.’
Onvoldoende gebruikers
Het is niet gezegd dat Twitter de opvolger wordt van e-mail. Daarvoor heeft de dienst nog niet genoeg gebruikers. Maar wel is duidelijk dat Twitter, net als Instant Messaging, inspeelt op een cruciaal tekort van e-mail.
Waar de laatste stroperig is (door het meer formele karakter en het beslag op de tijd) en er geregeld voor zorgt dat misverstanden enorm escaleren, verlopen zowel Twitter- als IM-gesprekken snel, informeel en met aandacht voor de persoon aan het andere einde.
Waar doet dat ook weer aan denken? Juist: aan e-mail, toen het halverwege de jaren negentig op een soortgelijke speelse manier afrekende met die oude, stoffige gewoonte om stijve brieven te schrijven.
Vijf tips: hoe overleeft u uw email?
Tip 1: Voorkom spam
Werp een dam op tegen ongewenste e-mail. Reageer nooit op spam
Laat niet uw echte mailadres achter op uw website. Spammers gebruiken speciale computerprogramma’s die sites afspeuren naar mailadressen.
Wilt u op uw persoonlijke website of blog contactgegevens achterlaten, doe dat dan zodanig dat alleen mensen (en niet computers) uw adres kunnen lezen.
Spampreventie
Dus niet: arjan@isopeda.nl. Maar: arjanGE@ENSPAMisopeda.nl. Geen computer die snapt dat hij de letters GE-ENSPAM moet weghalen.
Laat niet uw echte mailadres achter op uw website. Spammers gebruiken speciale computerprogramma’s die sites afspeuren naar mailadressen.
Gebruik Gmail-adres
Gebruik verder een secundair of tijdelijk adres. U wilt zich registreren voor een website, maar vertrouwt het niet helemaal? Vul dan niet uw echte adres in, maar bijvoorbeeld eentje van Gmail, de gratis maildienst van Google.
Mocht daar plots veel spam op binnenkomen, dan neemt u gewoon weer een ander adres. Of u gebruikt een ‘wegwerp’-mailadres dat vanzelf onbruikbaar wordt. Die kunt u bijvoorbeeld krijgen op www.mailinator.com.
Negeer spam
Reageer nooit op spam. Ongewenste e-mail bevat soms instructies die u lijken te vertellen hoe u de overlast eenvoudig kunt beëindigen. Bijvoorbeeld door op een link te klikken of een antwoordmailtje te sturen.
Niet doen. Uw bevestiging zal namelijk worden opgevat als een uitnodiging om nog meer berichten uw kant op te sturen. Overigens bevatten legitieme nieuwsbrieven (waarop u zichzelf heeft geabonneerd) een mogelijkheid om uw abonnement te beëindigen. Die kunt u uiteraard wel vertrouwen.
Klacht indienen
Als het al te laat is, dan kunt u in geval van Nederlandse spam een klacht indienen bij de toezichthouder OPTA, via www.spamklacht.nl. Het installeren van een goed spamfilter kan ook helpen.
Nog eenvoudiger is het laten doorsturen van al uw e-mail naar een gratis Gmail-adres. De Google-maildienst beschikt namelijk over een bijzonder goed spamfilter.
Tip 2: Ontsnap aan spamfilters
Zorg ervoor dat uw berichten aankomen en niet blijven hangen
Kijk uit met mooi opgemaakte e-mails. Zien uw mails eruit als briefpapier van de CliniClowns? Hou het liever simpel. Veel spammers gebruiken overvloedig HTML, de internettaal die nodig is om opgemaakte e-mail te kunnen versturen.
Beheers uzelf
Vermijd indien mogelijk HTML in uw berichten. Ontkomt u daar niet aan, toon dan zelfbeheersing. En Outlook-gebruikers doen er goed aan om geen e-mails te tikken via Microsoft Word.
Wees voorzichtig met veel hyperlinks. Spammers zijn dol op webadressen, want die gebruiken ze om u naar hun site te leiden. Als uw mails veel hyperlinks bevatten, maar relatief weinig tekst, is de kans groot dat ze niet aankomen.
Mail-etiquette
Stuur bijlagen nooit alleen. Programma’s als Word bieden de mogelijkheid om een bestand te verzenden zonder begeleidende tekst. Voeg altijd een begeleidende tekst toe. Vul de onderwerpsregel in. Een e-mailberichtje met niets of alleen ‘RE:’ in de subjectregel lijkt op spam.
Noem geen producten die veel via spam worden verhandeld. Namen van medicijnen waarin op internet illegaal worden gehandeld, zijn bij voorbaat verdacht. Vermijd dus woorden als Viagra, Cialis en Tramadol.
Als uw bericht in het Engels is gesteld, kijk dan uit met woorden als stocks , mortgage , loan , rich en free. Veel spam wordt immers gebruikt om leningen, aandelen of ‘snel rijk’-programma’s te verkopen.
Rare karakters
Vermijd rare karakters en veel spaties. Als antwoord op woordfilters (zie vorige punt) zijn veel spammers spellingsvarianten gaan gebruiken. Ze schrijven Viagra bijvoorbeeld als ‘V1agr@’ of ‘V 1 a g r a’.
Vul altijd een adres in bij het ‘Aan’-veld. Als u alleen afzenders invult bij het cc- of bcc-veld, kan de mail niet aankomen. Zorg dat de computerklok goed staat. Spam wordt vaak verstuurd met een niet-kloppende tijd.
Tip 3: Bestrijd de e-mailrat
Voorkom politieke oorlogvoering met collega's
Behandel uw e-mails alsof u een spandoektekst schrijft. Dat doet de e-mailrat namelijk ook. Of het nu melige grappen zijn, of constructieve kritiek op collega’s: de e-mailrat zal wachten tot het juiste moment om politiek gewin te behalen met uw uitspraken.
Een goede vuistregel: ga ervan uit dat wat u schrijft, altijd bewaard zal blijven. En door iedereen kan worden gelezen.
Goed archief: goud waard
Bewaar al uw berichten. Het is voor de e-mailrat bijzonder eenvoudig om u selectief te citeren. Een wat dommere rat zal zelfs het risico nemen uw teksten licht te ‘bewerken’ voordat hij een mailtje doorstuurt naar een baas. Met een goed archief slaat u effectief terug.
Vraag voor alles per mail een bevestiging. Ratten leiden bovengemiddeld vaak aan geheugenverlies als het gaat om mondelinge afspraken. Slimme ratten zullen ook terughoudend zijn met bevestigingen per mail. Daar is echter een truc voor.
Bevestiging vragen
Stel in het mailtje waarin u om een bevestiging vraagt, ook een onschuldige kwestie aan de orde. Zoals: ‘Kun je nog even toelichten waar je me verwacht donderdagochtend?’
De rat zal misschien niet uw vraag bevestigend beantwoorden, maar kan later nooit ontkennen dat hij nergens van wist als hij u wel de juiste locatie heeft doorgegeven.
Zet read confirmation aan. Deze instelling zorgt ervoor dat u een berichtje terugkrijgt als een door u verstuurd bericht is gelezen. Niet overal effectief, want sommige bedrijven hebben het verzenden van dergelijke bevestigingen uitgeschakeld. Ratten die handig zijn met computers, kunnen dit soms ook zelf.
Zet het verzenden van read confirmations uit. Wat de rat kan, kunt u ook. Geef hem niet meer informatie dan nodig. De rat zal niet aarzelen om bij te houden hoe lang u gemiddeld doet over het reageren op e-mailtjes, en deze informatie tegen u gebruiken.
Tip 4: Mail zakelijk op uw werk
Voorkom dat collega's nooit op uw berichten reageren
Benut de onderwerpsregel. Een bericht getiteld ‘Fwd: rapport’ loopt een grotere kans om te worden weggegooid dan ‘Rapport marktverkenning Q1 2008’. Wees concreet, duidelijk en kort. Zet de belangrijkste woorden voor in de onderwerpsregel.
Niet te veel tegelijk
Breng één boodschap per keer over. Probeer niet meerdere kwesties in één e-mail af te handelen. Veel ontvangers zullen als ze reageren een of meerdere punten over het hoofd zien, of besluiten dat ze later op bepaalde gedeeltes terugkomen. Waarna ze dit vergeten.
Spreek afzenders individueel aan. Tijdens projecten ontkomt u er niet aan om meerdere mensen tegelijk te mailen. Specificeer echter wel van wie u precies wat verwacht, bijvoorbeeld met aparte alinea’s gericht aan specifieke personen.
Cc'en
Wees spaarzaam met cc. Het is verleidelijk om het halve bedrijf mee te laten delen in de mails die u beantwoordt. Dat geeft het prettige, maar onterechte gevoel dat iedereen op de hoogte is. Integendeel.
Onnodig cc’en zorgt er alleen maar voor dat medewerkers sneller geneigd zullen zijn om een e-mailtje te wissen voordat ze het openen.
Kom direct ter zake. Lange e-mails worden meestal slecht gelezen. Kunt u het niet kort houden, structureer dan uw bericht zorgvuldig. Zet het belangrijkste in de vorm van een samenvatting bovenaan.
Structuur
Werk de verschillende aspecten daaronder uit, in met een witregel van elkaar gescheiden alinea’s. Voeg tussenkopjes toe bij uitgebreide mails om de toegankelijkheid van de tekst te vergroten.
Emoties horen offline. Bemerkt u bij uzelf of de afzender irritatie, houd dan op met mailen. In een emotionele situatie is de verleiding groot alles zo negatief mogelijk te interpreteren. Een e-mail, niet gesteund door verduidelijkende lichaamstaal, zal gegarandeerd de zaak nog verder verslechteren.
Tip 5: Organiseer uw inbox
Gebruik filters en gekleurde vlaggetjes
Controleer uw mail niet vaker dan drie keer per dag. Om het uur – of om de vijf minuten – kijken, kost gegarandeerd meer tijd dan een rustige benadering.
Concentratiekiller
Al was het maar omdat het regelmatig schakelen tussen verschillende taken niet bevorderlijk is voor uw productiviteit.
Veel e-mail is afkomstig van hetzelfde groepje afzenders. Maak daarom meerdere mappen (folders) aan in uw e-mailprogramma en gebruik filters om e-mail van een bepaald type automatisch in de bijbehorende map te laten lopen.
Mappen
De te sorteren e-mails moeten daartoe wel herkenbare eigenschappen hebben. Voorbeeld: het rapport van de afdeling Sales wordt altijd verzonden met ‘rapport sales’ in de onderwerpsregel. Maak dan een filter aan dat e-mails met deze woorden automatisch in de map ‘Salesrapporten’ zet.
Hoe dit precies moet, hangt af van het e-mailprogramma dat u gebruikt. Raadpleeg de handleiding via de F1-toets.
Meteen antwoorden
Een bepaald percentage van uw e-mail is onvoorspelbaar. Beantwoord berichten die u eenvoudig kunt beantwoorden meteen. Sorteer de rest naar relevante mappen.
Maak bijvoorbeeld de map ‘Te beantwoorden’ aan voor berichten die nog om een reactie vragen.
En een map ‘Antwoord vereist’ voor berichten waar een ander bij u nog op moet terugkomen. Bent u klaar met het bericht, dan verplaatst u het naar de map ‘Archief’.
Markeren
In moderne versies van Microsoft Outlook kunt u flags gebruiken: kleurrijke markeringen, bedoeld om verschillende soorten berichten van elkaar te kunnen onderscheiden. Dat doet u door een e-mailbericht te selecteren, op de rechtermuisknop te drukken en bij ‘Opvolgen’ een kleur vlag te kiezen.
Geef gelijksoortige berichten dezelfde kleur. Sorteer vervolgens de inbox op ‘Vlag’ om ervoor te zorgen dat de ‘gevlagde’ berichten altijd bovenaan staan.
Tip 6: Orden uw accounts
Vier adressen? Maak dan één verzamelpunt
Wie meerdere e-mailaccounts heeft, weet dat het veel tijd kost om deze op orde te houden. Daarom doet u er goed aan om de verschillende e-mailstromen op één plek samen te laten komen.
Dat is heel eenvoudig voor elkaar te krijgen met Gmail.
Dit artikel verscheen eerder in weekblad Elsevier