Fatsoen: hoe het hoort en wat u vooral niet moet doen op het werk en elders

Groeps-sms sturen met oud en nieuw: niet doen

Kennis van de juiste omgangsvormen is belangrijker dan ooit. Elsevier geeft raad, en dertig tips voor de hele dag, voor op de werkvloer en daarbuiten

Omgangsvormen waren lang verwerpelijk, maar ze zijn onmisbaar. Elke dag zit vol sociale valkuilen. Hoe kiest u ’s ochtends de juiste kleren, hoe gedraagt u zich tijdens receptie of diner? 

Onzichtbaar
Met omgangsvormen en etiquette is het net als met de hoed in het modebeeld. Geregeld krijgen we te horen dat die nu toch echt terug is. Maar we zien hem nooit.

Toch is kennis van omgangsvormen onontbeerlijk, want het leven, de dagelijkse omgang met anderen, bestaat uit valkuilen. Van de vroege ochtend tot de late avond hebt u kans daarin te lopen. Hoe redt u zich uit een lastige situatie? Daar zijn omgangsvormen voor.

Die lijken elitair, maar als iedereen ze kent, werkt het juist egaliserend. Wel zo eerlijk. Wie de juiste omgangsvormen kent, heeft aangenamer contact met anderen en ziet niet op tegen een bijzondere gelegenheid.

Van nature onbeleefd
En hoe braaf het ook klinkt, het is prettig om te weten hoe u zich moet gedragen. Het idee van omgangsvormen is nu juist dat de meeste mensen niet worden geboren met een geschikte portie wellevendheid. Dat zie je bij kinderen: die zijn van nature onbeleefd en voornamelijk met zichzelf bezig. Dat er ook ruimte moet zijn voor anderen, leren ze gaandeweg – als het goed is.

In zijn pamflet Denkend aan Holland pleit de schrijver Thomas Rosenboom voor een herwaardering van twee mooie eigenschappen: verlegenheid, en vooral, bescheidenheid. Hij schetst het Nederlandse volk als een verzameling grote, luidruchtige, zelfingenomen kinderen.

Omgangsvormen zijn niet meer dan gestileerde zelfbeheersing, even het eigenbelang kunnen onderdrukken. Moeilijk, maar te leren. Vooral jongere Nederlanders zijn opgevoed met een dédain voor omgangsvormen, want die zouden je belemmeren in de ontwikkeling.

Aanrommelen
‘Lekker jezelf zijn’ was lang het devies. Informeel doen. Maar dat heeft een akelige leegte opgeleverd waarin iedereen maar wat aanrommelt en slechts weinigen nog weten hoe het hoort. Omgangsvormen bieden dan houvast.

Het begint ’s ochtends vroeg al, bij de kledingkast. De verkeerde kleren kunnen de hele dag een onaangenaam gevoel geven. Het devies tegenwoordig is makkelijk. Op de vraag ‘Wat zal ik aantrekken?’ luidt het antwoord bijna altijd: ‘Doe maar iets makkelijks.’ Nu, dat heeft het Nederlandse volk ter harte genomen.

Heeft iemand nog een idee van passende, geschikte kleren? Zelfs bij teraardebestellingen zie je kaki broeken en wild gedessineerde vrijetijds–truien. Als het maar lekker zit. De Nederlandse vrouwelijke bewindsvoerders, ministers en staatssecretarissen, zijn zozeer de kluts kwijt dat ze zich op de enige dag dat ze er echt fraai moeten bijlopen, Prinsjesdag, vaak raar uitzien.

Netjes naar je werk
Wie naar kantoor gaat, trekt ten strijde. De in 1980 uitgevonden term power dressing – strakke pakken voor man en vrouw die macht en autoriteit uitstralen – bestaat nog steeds. Voor het werk moet je je kleden. Dus netjes, geen slobberig T-shirt of een zakkige spijkerbroek. In een minirokje haalt u de directie niet.

Als u solliciteert, staat u als het goed is eindeloos voor de kast, op zoek naar iets geschikts. Misschien koopt u wel iets nieuws. U wilt zichzelf van uw beste kant laten zien. Houd dat gevoel vast, ook als u eenmaal bent aangenomen, anders denkt uw werkgever toch dat hij een verkeerde keus heeft gemaakt. 

Orgineeel hoeft niet per se
Het probleem is: hoe kleed ik me conform de regels van het bedrijf waar ik werk en hoe kan ik dan toch nog origineel zijn? Als dat laatste u niet vanzelf is gegeven, probeert u dat dan ook niet. Bovendien valt het in Nederland al genoeg op als iemand goedgekleed is, zonder gekkigheid.

Draagt iemand op het werk ongeschikte kleren, dan mag iemand die er al wat langer werkt, daar best wat van zeggen. ‘Je hebt een enig rokje aan, maar het is echt wat te kort voor doordeweeks.’ Bent u onzeker, vraag dan om advies.

Regels openbaar vervoer
Veel mensen gaan naar hun werk met het openbaar vervoer. Dat kent eigen regels. Een handige, bijna in vergetelheid geraakte regel is dat de wachtenden op het perron de reizigers de trein, de tram of de metro eerst laten uitstappen. Anders wordt het een onoverzichtelijke kluwen van bozige mensen die elkaars voorrang bestrijden. Eerst eruit, dan erin, net als bij het betreden en verlaten van winkels en de lift.

Vervolgens kan het gebeuren dat u een duur eersteklas kaartje hebt en bij het binnenkomen in de coupé het vermoeden krijgt dat daar louter bezitters van een goedkoper plaatsbewijs zitten. Buitenlandse backpackers met vies lang haar en een gitaar – hmm. Tenzij u razendsnel een conducteurspet op kunt zetten, is het wel heel kras om andere reizigers naar hun kaartje te vragen en zo te controleren of ze wel goed zitten.

Het is best moeilijk om aan iemands uiterlijk te zien wat voor kaartje hij heeft. U kunt de conducteur om hulp vragen, maar alleen wanneer u wordt gedwongen in het gangpad te staan. Ga niet, nooit, nergens in discussie met agressieve mensen, om wat voor reden ook: die zijn niet redelijk en u bereikt er niets mee, afgezien van een verhoogde bloeddruk.

Etiquette in de lift
Eenmaal op kantoor wordt u, net als in het openbaar vervoer, omringd door mensen die u niet zelf hebt uitgezocht. Het begint al onderweg, in de lift naar uw verdieping. Daar staat u, in dat kleine bewegende kamertje. Groet u uw collega’s bij het binnenkomen en verlaten van de lift? Ja. Niet uitbundig, een discrete groet is wel zo netjes.

De lift ingaan en de anderen niet eens aankijken, niet. Neemt u, als groeten te veel moeite kost, de trap, daar is zwijgen geaccepteerd, tenzij u elkaar kent. Eenmaal op uw plek kan het zijn dat u dezelfde collega keer op keer in de gang tegenkomt. U groet, zegt iets, maar vanaf de derde keer volstaat een vriendelijk lachje of een knikje.

Het gaat er eigenlijk alleen maar om dat u andermans bestaan erkent. ‘Beleefdheid is de bereidheid om iemand tegemoet te komen,’ zegt de Britse Lynne Truss in haar recente boek Talk to the hand.

Te luidruchtige collega's
Dan is er het fenomeen van de luide collega, die blijft praten, voorleest uit de krant, het hele weekeinde en het liefdesleven in extenso wil doornemen. U ergert zich, probeert door een afwerende lichaamshouding duidelijk te maken dat u stilte wenst, maar zo gevoelig is die collega natuurlijk niet.

Meer dan een keer zeggen dat u het druk hebt, kan eigenlijk niet. Er zijn heldhaftige mensen die er wél iets van zeggen, op een geestige manier. ‘Dat is wel wat veel informatie!’ is misschien een oplossing, als uw collega gedetailleerd over haar bevalling vertelt. Of fijntjes: ‘Wat leuk dat je dat met ons wilt delen.’

Geen café
Het is beter om niet al te veel persoonlijke informatie met uw collega’s te delen. U kunt met ze bevriend raken, maar u hebt, als het goed is, elders ook nog vrienden.

De praktijk leert dat het onvermijdelijk is dat er op het werk weleens wordt gepraat over kinderen, ouders, huwelijksleven. Maar onthoud altijd: het is kantoor, geen café.

Los in je eigen tijd
Dat geldt ook voor werkborrels. In Groot-Brittannië mag je je eens per jaar laten gaan, op de kerstborrel. In Nederland laat je je in je eigen tijd maar gaan.

Ook zo’n borrel is werk: word dus niet dronken, zoen geen collega’s, gedraag u beheerst en netjes. Zo snel als u de reputatie van onbeheerste zatlap hebt, zo lang duurt het daarvan af te komen. Dan wordt u niet meer serieus genomen.

Feestjesetiquette
Na het werk gaat u misschien naar een feestje of etentje. Als u wordt uitgenodigd en op de kaart de tekst R.S.V.P. staat, répondez, s’il vous plaît, laat dan weten of u komt, anders heeft de gastvrouw een probleem.

U kleedt zich met zorg. Dat is een compliment aan de gastheer of gastvrouw. Die besteedt tijd aan u door lekker te koken en het huis gezellig te maken: doet u iets aardigs terug door wat tijd en aandacht aan uw uiterlijk te besteden. Neemt u iets mee voor de gastvrouw, geef bloemen of een kleinigheidje.

Een fles wijn kan lastig zijn. Vertrouwt u de smaak van uw vrienden niet? Moet die fles meteen op tafel? Vermijd zulke kwesties liever. Bedank de dag erna met een paar zinnetjes, desnoods per e-mail.

De kunst van conversatie
Bij gelegenheden als etentjes, borrels en recepties is het storend als iemand schaamteloos netwerkt en steeds zoekt naar geschiktere gesprekspartners. De meeste mensen zinkt de moed in de schoenen als ze geen bekende gezichten zien, dus probeer een handige openingsvraag te verzinnen voor een gesprek.

Zeg iets waar een antwoord op moet komen. Dus: ‘Waar hebt u die fantastische schoenen gekocht?’ Kent u niemand, maak daar dan geen geheim van, zeg het gewoon.

Als u met iemand in gesprek raakt, stelt u zich dan voor met uw voor- en achternaam. Het is helemaal mooi als u er even bij vertelt wat u doet.

Gesprek netjes eindigen
Een gesprek beëindigen kan lastig zijn. Maar u bent niet naar die gelegenheid gekomen om urenlang met dezelfde persoon te praten. U kunt na enige tijd rustig zeggen: ‘Het was erg leuk met u te praten, ik loop nu even verder.’

Of: ‘Wilt u ook nog wat drinken?’ Als dat de bedoeling is, kunt u volstaan met het overhandigen van het glas en dan uw weg vervolgen.

Tutoyeren of niet?
Staat u te praten met iemand en komt daar een ander bij, stelt u dan iedereen aan elkaar voor, en vat even samen waar u het over hebt. Anders staat zo iemand er maar bij. Weet u niet meer wat de namen zijn, zeg dan alleen: ‘Kent u elkaar?’ U spreekt anderen aan met ‘u’, tenzij ze u vragen te tutoyeren of veel jonger zijn.

Wordt u gevraagd voor een etentje, dan is het slim om thuis van tevoren wat gespreksonderwerpen te bedenken. De kunst van het converseren, wat de Britten small talk noemen, staat in Nederland niet hoog aangeschreven.

Oppervlakkig
Het zou maar oppervlakkig zijn. Maar juist door over koetjes en kalfjes te praten, kunt u wellicht op een dieper gesprek uitkomen.

Dat bepleit ook filosoof Sebastien Valkenberg in zijn artikel Oppervlakkigheid als deugd in het juninummer van Hollands Maandblad. Juist omdat wij Nederlanders, zoals Valkenberg terecht opmerkt, ‘wars zijn van verbale etiquette’, hebben we geen houvast in de taal en zo staan we vaak dommig te schutteren op feestjes en recepties.

Niet aangenaam
We wíllen wel contact, maar we weten gewoon niet hoe. Op een vraag geeft iemand een monosyllabisch antwoord, of er wordt geen wedervraag gesteld, en dat maakt het samenzijn bepaald niet aangenaam.

Mag u anderen corrigeren? Soms wel. U kunt best, bijvoorbeeld, duidelijk maken dat praten met volle mond niet handig is. Zeg dan: ‘Sorry, ik versta je even niet.’

Tafelmanieren
Tafelmanieren zijn onontbeerlijk om zo’n avond tot een succes te maken. Als u alleen maar zweterig zit te bedenken welke vork en mes u het eerst moet pakken, en niet weet welk glas of broodje van u is, dan hebt u geen plezier. Mes en vork, of tafelzilver, pakt u vanaf de buitenkant.

Glazen staan rechts, brood links. Het servet legt u op schoot. U neemt een slok nadat u even uw mond hebt schoongeveegd. U wordt onder geen beding dronken. Eten wordt met behulp van lepel en vork naar de mond gebracht.

Dus niet met de elleboog op tafel geleund de mond naar het eten brengen: ten eerste is dat lomp, ten tweede zit uw buurman tegen uw arm aan te kijken.

Smakelijk eten: nee bedankt
Dit zijn omgangsvormen om zo’n avond soepel te laten verlopen. Maar er is ook nog zoiets als een verborgen etiquette, een die in stand wordt gehouden door snobistische kringen en louter en alleen dient als sociaal uitsluitingsmechanisme.

Daar valt vooral taalgebruik onder: zo is het volstrekt not done om voor het eten de anderen ‘smakelijk eten’ te wensen.

In bepaalde kringen zal dat een ijzig stilzwijgen opleveren. Zo leert u het wel af, maar met die wens is niets mis. Het afkeuren van zo’n uitspraak is een lege gedragsvorm zonder reden. Toch laat iedereen die weet dat het niet hoort, hoe duister de verklaring daarvoor ook is, het wel uit zijn hoofd het te zeggen.

Taboe-onderwerpen
Loont het de moeite een lijstje te hebben van geschikte gespreksonderwerpen, zo verdient het ook aanbeveling te onthouden waar het gesprek níet over moet gaan. De te vermijden gespreksonderwerpen zijn ziektes, uw kinderen en hun fenomenale successen, uw eigen heldendaden of uw vakanties.

Spreek niet zo luid dat anderen geen kans krijgen ertussen te komen. Vermijd onderwerpen die tot ruzie leiden. U bent aan het eten voor de gezelligheid.

Stel dat u uiterst rechtse politieke opvattingen hebt en u raakt in gesprek met iemand die daar radicaal anders over denkt. Ga dat pad niet verder af, het voert naar ruzie. Er zijn genoeg onschadelijke onderwerpen om over te praten.

Een dronk uitbrengen
Zit u eenmaal aan tafel, dan is het wel zo netjes even met eten en drinken te wachten tot de gastheer of -vrouw een dronk heeft uitgebracht of een hapje heeft genomen. Dan pas mogen de gasten eten.

Het is aardig om halverwege het diner de gastvrouw of -heer met het eten te complimenteren, maar overdrijf niet. Als u niets zegt, denkt de kok dat het niet lekker is. Zeg dus: ‘Heerlijk, die postelein, hoe kom je aan dat recept?’

Vaak genoeg gebeurt het dat u naast iemand zit die gedurende de hele maaltijd met de rug naar u zit toegedraaid en geheel opgaat in het gesprek met de persoon aan zijn of haar andere kant. Die kan natuurlijk betoverend zijn, maar zulk gedrag is ronduit onbeschoft.

Speechen
Op zeker moment, en niet pas tijdens het toetje, moet er enige belangstelling in de richting van de andere kant worden getoond. Het kan gebeuren dat u moet speechen. Geen prettig vooruitzicht voor de meeste mensen.

Spreek even van tevoren af wanneer u het woord neemt. Het slechtste wat u kunt doen, is niets. Onvoorbereid gaan staan en dan maar hopen op het beste? Reken daar maar niet op.

Drie delen
Noteer thuis wat opmerkingen, of schrijf uw betoog helemaal uit, lees het een keer voor om te zien hoe lang het duurt. Denk aan de gouden regel voor een goede speech: die bestaat uit drie delen, serieus, geestig, serieus. Gebruik desnoods een citatenboek, daar zijn ze voor.

En spreek niet langer dan vijf minuten. Vergeet niet dat degenen die u aanhoren van goede wil zijn, ze weten wat u doormaakt en ze zijn bereid tot lachen. Als het diner is afgelopen en u staat op, schuif uw stoel dan even aan. Dat geldt trouwens ook in de personeelskantine en achter het bureau.

De beruchte drie zoenen
Hoe begroet u anderen? In principe geeft u een hand, tenzij u elkaar erg goed kent. Voor je het weet staan wildvreemden klaar om eens uitgebreid, drie keer, op alle wangen te zoenen. Velen van ons hebben het daar wel mee gehad.

Steek uw hand ferm uit en buig u tegelijk achterover (niet te ver). Uw lichaamstaal spreekt boekdelen en u bent praktisch onbereikbaar. Alleen de echte doorzetter zal u dan nog proberen te kussen.

Concertgebouw
Een andere gelegenheid waarbij kennis van omgangsvormen onmisbaar is, is een bezoek aan een concert- of operazaal zoals het Amsterdamse Concertgebouw. In de foyer klinkt beschaafd geroezemoes, luid praten is niet op zijn plaats.

De onuitgesproken gedragsregels die daar gelden, zouden zich over heel het land mogen verspreiden.

Steeds stillere concertzalen
Maar ze vereisen heel veel training. In zijn onderzoek naar gedragsregels en sociale controle in de concertzaal, Een verbazende stilte, omschrijft socioloog Cas Smithuijsen dergelijk gedrag als ‘zelfdwang’, een term ontleend aan het befaamde boek van socioloog Norbert Elias, Het civilisatieproces.
In concertzalen, constateert Smithuijsen, is het publiek de laatste honderd jaar steeds stiller geworden. Dat is dan ook wel de enige plek waar dat zo is. Smithuijsen spreekt van een ‘collectieve zwijgplicht’.

Hoe gedraag je je in zo’n concertzaal? Ten eerste moet je van tevoren weten dat je gedurende de muziek stil moet zitten. Heel stil. U mag eigenlijk alleen maar ademen, en ook dat moet zachtjes. Dat kan wel twee uur duren, soms zelfs zonder pauze.

Thuis oefenen
Het kan geen kwaad dat thuis even te oefenen om tot de constatering te komen dat het niet meevalt. Voordeel in het Concertgebouw is dat de norm duidelijk is. Er dient zo min mogelijk te worden gehoest, geniest, gepraat, gefluisterd, geritseld met papieren of de meegenomen partituur.

Door de haarscherpe akoestiek is dat allemaal perfect te horen, dus als u toch moet niezen, knijp uw neus dicht en bespaar anderen dat gebrul. U bent niet thuis, waar alles mag. Hoesten tijdens de muziek is overigens geen exclusief Nederlandse hebbelijkheid, het gebeurt in alle concertzalen.

Mobiele telefoons
Ondanks het steeds herhaalde verzoek in dit soort gelegenheden om de mobiele telefoon uit te zetten, gebeurt het vaak dat dat ding afgaat tijdens concerten waar stilte moet heersen.

Onlangs nog stopte de beroemde Duitse bariton Thomas Quasthoff tijdens een recital om een bezoeker te manen de rinkelende telefoon af te zetten.

Telefoon opnemen
Tegen dat keiharde geluid kon zijn stem niet op. Soms wordt die telefoon zelfs opgenomen en lopen mensen converserend de zaal uit.

Late bezoekers wringen zich verontschuldigend langs de al aanwezigen, met de voorkant naar hen toe. Dat is vriendelijker dan met de rug. Het toppunt van ongemanierdheid is te vroeg weggaan en dan ook nog voordringen bij de garderobe. ‘We moeten nog naar Arnhem,’ ving Elsevier een keer op bij wijze van excuus. Inderdaad vervelend, maar valt u anderen daar niet mee lastig.

Hoesten is een keus
De enorme stormachtige hoestbuien in het Concertgebouw zijn befaamd, maar hoesten is een keuze. Veel mensen vinden stilte onverdraaglijk en gaan daarom maar hoesten. Stilte is nodig om te genieten van muziek. Leer dus de stilte te verdragen.

Slechts één bezwaar hebben we tegen gedrag in deze zalen: de overdreven gewoonte om altijd te gaan staan bij het applaus, zelfs voor een middelmatige uitvoering. Klappen, vooruit, dat is de gewoonte.

Ga niet staan
Staan is overdreven: natuurlijk was het een goed concert, daar hebt u voor betaald en het is nu eenmaal het werk van de musici om kwaliteit te leveren. Zij spelen, u applaudisseert als bedankje. Blijft u maar gewoon zitten, tenzij u echt van enthousiasme uit uw stoel vliegt.

Het gedrag in het Concertgebouw is een prachtig voorbeeld van geperfectioneerd bourgeoisgedrag. Er wordt ook amper gecorrigeerd: hoogstens kijkt iemand eens geërgerd om. Was het in de bioscoop ook maar zo. Maar daar heersen andere zeden.

Wegschietende muizen
Omgeven door een lauwe walm van popcorn strompelt u in het duister naar een plaats, waar de al aanwezige bezoekers hun jas bezitterig overheen hebben gegooid. Die halen ze narrig weg. U neemt plaats, de ratten en muizen, aangetrokken door de popcornresten die enkelhoog liggen, schieten weg.

Om u heen wordt geconsumeerd en gepraat: eten in het openbaar was vroeger taboe en is nu helaas geheel geaccepteerd. Ongemanierde kinderen, die niet worden berispt, schoppen onophoudelijk tegen uw stoel. Wie daar wel iets van zegt, krijgt een grote mond.

Het maakt filmbezoek tot een marteling en je zou wensen dat iets van de concertgebouw-beschaving haar weg vindt naar de bioscoop. Schroomt u dus niet anderen op hun storende gedrag te wijzen, als u durft.

Wanneer moet de telefoon uit?
Die mobiele telefoon, of de exclusieve BlackBerry waarmee kan worden gemaild, moet dus uit tijdens allerlei gelegenheden, zoals concert- en bioscoopbezoek, een diner of een sociaal bezoek. Het is vreemd dat velen daar kennelijk moeite mee hebben: het nieuwe van die telefoons is er nu toch wel vanaf.

Vooral mannen hebben de neiging hun mobiel op tafel of althans duidelijk in het zicht te leggen. Het is alsof ze daarmee willen laten zien hoe belangrijk ze zijn: een loos gebaar nu iedereen minstens één mobiele telefoon heeft; er zijn 16,4 miljoen mobieltjes in Nederland.

Toch wordt die telefoon gezien als zo belangrijk dat zelfs het interessantste gesprek erdoor kan worden verstoord. Wie is de baas, dat mobieltje of u? Het mooie van zo’n telefoon is juist dat je hem ook níet kunt opnemen en, zoals dat weinig fijnzinnig heet, de beller kunt ‘wegdrukken’. Dat is het voordeel van nummerherkenning.

Vervelende ringtones
Probeert u zich niet te onderscheiden door een geinig ringtoontje. Kinderachtig.

Op kantoor gebeurt het een paar keer per dag dat iemand een telefoongesprek begint, halverwege dat gesprek gaat het mobieltje van de beller, die zijn gesprek onderbreekt en opneemt.

Onbeschoft: eerst een gesprek beginnen en het vervolgens onderbreken. Laat maar lekker bellen, dat mobiele gesprek kan ook wel wat later worden gevoerd.

Bellen in winkels
Ook in winkels is het niet netjes een conversatie per telefoon te voeren. U kunt best even naar buiten lopen of zeggen dat het niet uitkomt. Alleen in uitzonderlijke gevallen moeten mensen altijd bereikbaar zijn – en dan zitten we echt in de categorie verloskundigen.

Wie vaak met de trein reist, wordt gek van de talloze onzinnige gesprekken die hij noodgedwongen moet aanhoren.

Intieme gesprekken
Veel mensen hebben de gewoonte hun mobiele telefoon in het openbaar op te nemen met alleen hun voornaam, uit een soort discretie. Vervolgens deinzen ze er niet voor terug om de meest intieme conversaties te voeren, of het nu gaat om afgewezen sollicitanten of een mislukkende liefdesrelatie.

Stel, u wordt gebeld maar de verbinding wordt verbroken, bijvoorbeeld omdat u of de beller door een tunnel rijdt. Belt u dan terug? Wel als het uw initiatief was. Niet als u werd gebeld, dan moet de beller dat nog een keer doen.

Onbekenden terugbellen
Het kan ook gebeuren dat u een onbekend, mysterieus nummer op uw mobiel aantreft. De verleiding om dan, gedreven door nieuwsgierigheid, terug te bellen, is groot, maar moet worden weerstaan. Als het belangrijk is, wordt u nog wel een keer gebeld.

Mobiele telefoongesprekken zijn vaak even onnozel als luid. Als u niets interessants te melden hebt, houdt u zich dan rustig. Wie belt in het openbaar, creëert een privédomein. Zijn de andere mensen plotseling allemaal weg?

‘Houd het gesprek kort, demp uw stem,’ raadt etiquette-deskundige Inez van Eijk aan in haar boek Etiquette. Het is aan dovemansoren gericht. Vooral het zogeheten handsfree bellen, wat erop neerkomt dat iemand luid in het niets sprekend over straat loopt – niemand ziet dat kleine microfoontje aan de kleding – is een belachelijk gezicht.

Smsen tijdens het diner
Ook voor sms’en gelden regels. In 2004 werden 7,9 miljoen sms’jes per dag verstuurd. Het is niet netjes om dat te doen terwijl u met iemand aan tafel zit of in gesprek bent.

Heel vreemd om die persoon dan plotseling naar het tweede plan te delegeren, soms zelfs midden in een zin, alleen omdat er zo’n tekstberichtje binnenkomt dat kennelijk geen tien minuten op een antwoord kan wachten.

U kunt van tevoren aankondigen dat u een belangrijk bericht – per sms of per telefoon – verwacht, en u excuseren wanneer dat daadwerkelijk binnenkomt.

Faux pas bij het mailen
Met een ander modern communicatiemiddel, e-mail, moet ook voorzichtig worden omgesprongen. Het verleidelijke aan e-mail is dat je snel heel familiair met iemand omgaat, zodat je weleens vergeet dat een geschreven tekst een heel andere indruk maakt dan het gesproken woord.

Handig houvast in dit opzicht is: behandel een e-mail als een brief, schrijf met aanhef en ondertekening, en wees enigszins afstandelijk. Soms is even wachten een goed plan – een hatemail is zo de deur uit, de schade later niet te overzien. Hoe te reageren als u een hatemail of een ‘gewone’ hatelijke brief krijgt?

Eeuwig in de conceptenbak
Schrijf onmiddellijk een venijnige, geestige, vernietigende brief of mail terug, en verstuur die vervolgens niet. Verlaag u nooit tot het niveau van hen die u, al is het maar tijdelijk, haten.

Talloos zijn tenslotte de pijnlijke voorbeelden van te snel gestuurde en verkeerd geadresseerde e-mails. Let een beetje op uw woorden. Vorig jaar nog ging een ballerig verwoorde verkapte sollicitatie per mail van een jurist die verkeerd was geadresseerd het hele land door. Uiterst gênant, al lag de fout vooral bij de indiscrete doorstuurder.

Als u een e-mail aan iemand stuurt, bestaat de mogelijkheid tot het invoegen van een leesbevestiging. Dat is nogal dwingend en bij privécontacten overdreven.

Soms is de slakkenpost beter
Doet u dat alleen als het gaat om een belangrijke, zakelijke mail en vraagt u zich dan meteen af of u dat bericht niet beter met de gewone post had moeten sturen. E-mail is niet overal geschikt voor. Een bericht over een grote gebeurtenis – geboorte, huwelijk of overlijden – gaat per ouderwetse post.

Als iemand niet op een mail reageert, kunt u een herinnering sturen. Eéntje is genoeg. Gebeurt er dan nog niets, dan hebt u te maken met een afwijzing. Trek uw conclusies.

Niet netjes, wel handig is de zogeheten groepsmail: een e-mail die is geadresseerd aan veel mensen tegelijk. Gebruik die methode alleen voor belangrijke, korte informatie zoals verhuisbericht of nummerwijziging.

Misbruik van groepsmail
Als u mails naar veel mensen tegelijk stuurt, cc’t, zorg er dan voor dat niet alle adressen voor iedereen zichtbaar zijn. Een zekere discretie wordt gewaardeerd. Een groeps-sms is al even verwerpelijk: het is steeds meer de gewoonte om met bijvoorbeeld oud en nieuw iedereen van wie de nummers in de telefoon zijn opgeslagen, in één keer een nieuwjaarswens te sturen. Kan het onpersoonlijker? Zo’n groepswens klinkt bepaald niet oprecht als er zo weinig moeite voor is gedaan.

Zet ten slotte onder elke e-mail de telefoonnummers en adressen waar u bereikbaar bent en gooi privémail op uw werk elke dag weg.

Gebruik tact
Storend en asociaal gedrag kan worden gecorrigeerd, maar dat moet met tact en beleid gebeuren. Gaat u ervan uit dat de meeste mensen zich onhandig of ongemanierd gedragen, omdat ze niet beter weten.

Ze willen het liever wel dan niet goed doen. En onthoud onder alle omstandigheden dat het pas echt van slechte manieren getuigt als u zich laat voorstaan op uw goede manieren. Dat is neerbuigend en snobistisch.


Dit artikel verscheen eerder in weekblad Elsevier