door
José van der Sman
30 jul 2009
Laat de zaak niet uit de hand lopen
De hele dag non-stop telefoontjes, sms’jes en e-mails. Knettergek word je ervan. Hoe valt er toch mee te werken? Door ze regelmatig en doeltreffend af te handelen.
Veel te doen in weinig tijd? Volgens de klassieke regels voor timemanagement hoeft dat helemaal geen probleem te zijn. Als je maar prioriteiten stelt, regelmatig een to-do lijstje maakt en dagelijks een paar buffermomenten inbouwt voor onverwachte zaken. Dan komt het allemaal vanzelf goed, zeggen de goeroes op dit gebied.
Maar deze klassieke regels houden geen rekening met het moderne kantoorleven, waarin zes keer per uur de telefoon gaat en er dagelijks vijftig e-mails binnenkomen van mensen die onmiddellijk antwoord verwachten. Knettergek kun je er van worden. Een burnout ligt op de loer. Concentreren op de prioriteiten blijkt onmogelijk, to do lijstjes zijn nutteloos en buffermomenten slibben onmiddellijk dicht.
Actualiteiten
Wat dan? Er is een nieuwe theorie voor timemanagement in opkomst. Die gaat ervan uit dat het beter is om je juist niet aan een prioriteitenlijst vast te klampen, maar gewoon de dingen die gebeuren op je af te laten komen en snel af te handelen. Actualiteitenmanagement, zo wordt deze variant ook wel genoemd.
Speelbal
Het is natuurlijk niet de bedoeling om een hulpeloze speelbal te worden van de nieuwe communicatiemethoden. Volgens de nieuwe theorie kan een mens zich ongeveer twintig minuten uitstekend concentreren. Daarna treed een soort natuurlijk pauze in. Die pauze zou benut kunnen worden om de telefoontjes en e-mails van de afgelopen twintig minuten af te handelen.
Er is wel eens uitgerekend dat het gemiddeld ongeveer een kwartier duurt om vijftien e-mails te beantwoorden. Hoeveel tijd nodig is om telefoontjes te beantwoorden valt niet te zeggen. Volgens de nieuwe theorie is het wel belangrijk om de zaken ook echt af te handelen en niet te laten bungelen, want dan stapelt het werk zich alleen maar op.
Zaken afhandelen
Om niet gek te worden en ieder avond werk mee naar huis te moeten nemen is dit dus het nieuwe advies: Zet alle apparaten twintig minuten uit om je te kunnen concentreren op je hoofdtaak. Las om de twintig minuten tijd in voor de binnengekomen berichten op je telefoon en computer. Handel deze zaken af en zet alles weer uit voor de volgende twintig minuten van concentratie.
Doe dit zo mogelijk de hele dag en grote kans dat je niet nog thuis tot laat in de avond al die telefoontjes en emails hoeft te gaan beantwoorden.