Digitaal krabbelen

Zal digitale ondertekening van documenten de papieren krabbel vervangen? Nieuwe Europese regelgeving moet voor verdere inburgering van dit fenomeen zorgen. Voor de advocatuur lijkt een voortrekkersrol weggelegd.

De digitale handtekening bestaat al bijna net zo lang als het internet. De digitale krabbel heeft ondertussen ook nagenoeg dezelfde waarde als de papieren variant. Toch is printen, tekenen en weer scannen vaak nog de norm om een overeenkomst te bekrachtigen. Dat zal spoedig gaan veranderen. De voordelen van de digitale signatuur zijn daarvoor te groot. Maar hoe werkt de digitale handtekening in de praktijk?

‘Als bedrijven zien dat advocaten en notarissen de digitale handtekening gebruiken, valt de angst voor de juridische consequenties weg’

Colin van Oosterhout (43), principal solution consultant bij Adobe, schetst het proces van de online ondertekenservice die de softwaremultinational heeft ontwikkeld. ‘Je voert de e-mailadressen van de ondertekenaars plus het document in. Je kunt ook een volgorde instellen waarin moet worden getekend. Wie moet tekenen ontvangt een uitnodiging met een link naar het document. Iedereen zet zijn handtekening. Dat kan op een computer, maar ook op een iPad of mobiele telefoon. Als alle handtekeningen gezet zijn, gaat het document terug naar degene die het proces is gestart.’

Sneller en goedkoper

De aanpak is volledig digitaal en daardoor sneller en minder gevoelig voor fouten. Van Oosterhout schat de kosten van het ophalen van een traditionele handtekening op 15 tot 20 euro. De kosten bij gebruikmaking van een digitale handtekening zijn een fractie daarvan. Om de overstap te maken zijn ook geen grote investeringen nodig. ‘De kosten hangen af van het aantal gebruikers in een organisatie of het aantal documenten dat ondertekend moet worden,’ zegt hij. Om in ICT-termen te spreken, het is ‘signature as a service’.

Andere belangrijke argumenten voor de online handtekening zijn de veiligheid en betrouwbaarheid van het digitale proces. Het systeem legt vast wat er met een document gebeurt. Dat geeft mensen de garantie dat er niets aan een stuk is veranderd. Ook kunnen extra controlemechanismen worden ingebouwd, zodat alleen degene voor wie een document bedoeld is er ook daadwerkelijk bij kan.

Van Oosterhout: ‘In principe is een e-mailadres uniek. Toch vertrouwen veel organisaties dat niet. Daarom zijn er andere methoden om iemands identiteit vast te stellen. Bijvoorbeeld met een wachtwoord via sms. Pas na correcte invoering hiervan krijg je toegang.’ Ook advocaat Huub de Jong (42) van Louwers IP|Technology Advocaten vindt de veiligheid een groot punt. ‘De digitale handtekening heeft eigenlijk drie functies: de identiteit van de verzender en ontvanger vaststellen, de vertrouwelijkheid garanderen en de integriteit zeker stellen. Met dat laatste doel ik op waarborgen dat een document niet gewijzigd kan worden.’

Uniforme wetgeving

De Jong gebruikt zelf een digitale handtekening uitgegeven door de Orde van Advocaten. Deze staat op een chip op een pas. Om bijvoorbeeld een e-mail te ondertekenen is een reader nodig die op de computer wordt aangesloten. De ontvanger van de e-mail kan via de handtekening van de advocaat vaststellen dat het bericht ook echt van zijn advocaat afkomstig is. Cliënten die zelf ook een digitale handtekening hebben, kunnen een extra controlemechanisme instellen voordat e-mails geopend worden. Zo komt de informatie alleen terecht bij degene voor wie het bericht is bestemd.

Wat zich op dit moment wreekt, is dat het gebruik van de digitale handtekening nog niet wijdverbreid is. ‘Ik vergelijk het met WhatsApp. Het heeft pas zin om je van een digitale handtekening te bedienen als het gebruik is ingeburgerd,’ zegt De Jong. Hij denkt dat de nieuwe Europese regels een rol kunnen spelen om de digitale handtekening over de drempel te helpen. Op 1 juli van dit jaar is een verordening van de Europese Unie van kracht geworden waardoor alle systemen voor een digitale handtekening die een bepaald betrouwbaarheidsniveau halen, elkaar over en weer moeten accepteren.

Van Oosterhout van Adobe denkt dat ook. ‘De oude situatie leunde sterk op wetgeving uit 1999. Iedere lidstaat kon daar zijn eigen invulling aan geven. Nu is er uniforme wetgeving.’ Hij dicht de advocatuur een voortrekkersrol toe om de omslag naar de digitale handtekening ook daadwerkelijk te maken. ‘Een belangrijke reden om het niet te gebruiken is nu nog de onbekendheid met de juridische consequenties. Daarom willen we ook in deze sector aan de slag. Als bedrijven zien dat advocaten en notarissen de digitale handtekening gebruiken, valt deze angst weg.’

TerZake is een bijlage van Elsevier Media Lab en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie van Elsevier. De thematiek komt tot stand op basis van wensen van adverteerders en de artikelen worden door onafhankelijke journalisten gemaakt.

Advocatenfirma’s in transformatie

De top van de Nederlandse advocatuur staat aan de vooravond van grote veranderingen. De dienstverlening digitaliseert snel en de internationalisering neemt toe. Een sterke naam in de Nederlandse markt is niet meer genoeg. ‘De firma van de toekomst is een multiniche.’ De advocatuur verandert razendsnel. Ons rechtssysteem mag dan Nederlands zijn, de belangrijkste dienstverleners zijn … Continued

Lees verder

Bouwboutique breekt door

Niet alle nichekantoren groeien snel. Het in bouw, vastgoed en infra gespecialiseerde HabrakenRutten wel. ‘Wij hebben fors geïnvesteerd in ICT-systemen en legal intelligence.’ Nichekantoren zijn in de advocatuur sterk in opkomst. HabrakenRutten Advocaten is begin dit jaar opgericht door Peter Habraken (54) en Sjoerd Rutten (54), die voorheen jarenlang partner waren bij respectievelijk Houthoff Buruma … Continued

Lees verder

Meer dan werk alleen

Juristen van nu zoeken veel afwisseling, een bij hun wereld betrokken werkgever en een rijk privéleven. ‘Tien jaar geleden was de ideale starter een juridische kennisbank. Nu niet meer.’ ‘De advocatuur is een echte kandidatenmarkt geworden.’ Martijn Middel (37) van Juridische Banenbank, marktleider in het samenbrengen van vraag en aanbod in de juridische arbeidsmarkt, merkt … Continued

Lees verder

Juridische breekijzers

Drie start-ups willen met hun vernieuwende businessmodel de langzaam innoverende advocatuur openbreken. Kosten en toegankelijkheid spelen daarbij een belangrijke rol. VraagHugo Contracten per abonnement Aan de hand van een vragenlijst een eigen juridisch document opstellen, zonder hulp van een advocaat en zonder verdere kosten. Met de website VraagHugo.nl wil het Amsterdamse advocatenkantoor SOLV de markt … Continued

Lees verder

Grondige analyse vooraf wint terrein

Cliënten willen steeds vaker weten hoeveel een proces gaat kosten, hoe lang het zal duren en hoe groot de kans is dat ze winnen. Hoe krijg je daar als advocaat greep op? Wanneer is procesfinanciering een uitkomst? Drie experts vertellen. In advocatenland is het uurtjefactuurtjemodel nog steeds gebruikelijk. Maar cliënten worden er niet altijd blij … Continued

Lees verder

Themamonitor Juridische Sector

Een selectie van advocatenkantoren en juridische dienstverleners.

Lees verder