Opzien tegen een receptie bezoeken en netwerken hoeft niet

donderdag 23 april 2009 14:19

Met deze zeven tips van kenners in het achterhoofd wordt het een stuk makkelijker om tijdens een (nieuwjaars)borrel contact te maken. ‘Praat niet, stel vragen’

Stel zelf vragen op een nieuwjaarsreceptie

Wegkijken van de gesprekspartner, op zoek naar interessanter volk, is not done. Toch gaat er geen receptie voorbij zonder dat een aantal borrelaars zich schuldig maakt aan dit onbehoorlijke gedrag.

Zenuwen
Hoe dat komt? Geconfronteerd met een ruimte vol vreemden en vage bekenden kruipen de zenuwen het gemoed binnen, ook bij doorgaans zelfverzekerde mensen. En door zenuwen gaan mensen rare dingen doen.

Ze klampen zich vast aan één persoon en praten de hele duur van de receptie alleen met hem of haar, onderwijl verveeld de ruimte rondkijkend, schuldbewust van het feit dat zo het receptiebezoek weinig oplevert.

Of ze praten alleen met bekenden, of staan eenzaam en zichzelf verwensend het gezelschap gade te slaan.

Jaloers
Het gros van de bezoekers doet in elk geval in het geheel niet wat ze op een receptie zouden willen, of van hun baas zouden moeten doen: netwerken. Ze zijn allemaal jaloers op die paar mannen en vrouwen die door het gezelschap lijken te fladderen als een vlinder, die op hun rondgang vluchtig het ene na het andere groepje aandoen.

Vergeleken met hen voelen ze zich minderwaardig, een walrus temidden van elegante netwerkers.

Netwerken is werken
Het bezoeken van borrels of nieuwjaarsrecepties is een opgave. Het is werk. Niks ontspannen. In korte tijd veel sociale contacten leggen kost energie.

‘Ik heb nog nooit iemand ontmoet die het aangaan van een gesprek met een onbekende niet moeilijk vindt,’ zegt Marjolijn van Burik (54), schrijfster van het boek Een praatje maken. Maar het goede nieuws is: het is te leren.

Draaiboek
Van Burik is psycholoog en trainer bij Schouten & Nelissen. Ze schreef het draaiboek voor de tweedaagse training ‘Het kleine gesprek’.

‘Het doel van deze training,’ zegt Van Buriks collega-trainer Josha Zwaan (41) tegen acht deelnemers op Landgoed Avegoor nabij Arnhem, ‘is om te leren op een ontspannen manier het eerste contact te leggen. In formele en informele situaties.’ Tijdens de eerste dag spelen de deelnemers situaties na, zoals de pauze tijdens een congres.

Inbreken in een gesprek
Ze leren hoe ze moeten ‘inbreken’ in een pratend groepje, hoe ze zich veiliger kunnen voelen tijdens een gesprek. Na een maand komen de cursisten terug. Dan al merken ze een verschil. Zwaan: ‘Voor sommigen gaat er een wereld open.’

Nieke Groot (33), eigenaar van een marketingbureau, volgde een workshop ‘proactief recepties bezoeken’ bij Cecil Penso (58) van V-IPD Nederland. Groot: ‘Sinds die avond, tien maanden geleden, heb ik zijn technieken vaak toegepast. Ik heb nog nooit een negatieve reactie gehad.’

Penso stelt zichzelf vooraf een doel. Is Penso 45 minuten aanwezig op een receptie, dan wil hij bijvoorbeeld vier zinvolle kaartjes uitdelen en twee afspraken maken voor een nader gesprek.

Zeven tips hoe u te gedragen.

1 Temper verwachtingspatroon

Een receptie is een plek waar mensen elkaar vluchtig ontmoeten. Voor diepgaande gesprekken is de bijeenkomst niet bedoeld. Doorgaans spreken receptiegangers zo’n tien tot twintig minuten met elkaar, waarna ze een andere gesprekspartner zoeken.

De essentie is niet te veel zakelijke druk op de receptie te leggen. Penso: ‘Op een receptie zoeken naar potentiële klanten, heeft een groot nadeel: u zweet het uit. Want eigenlijk vinden we dat ordinair. Vaak gaan deze mensen onbewust niet respectvol om met receptiegangers die geen klant kunnen worden.

Of ze delen in het wilde weg een rits kaartjes uit en iedereen vraagt zich af: wie was die figuur? Mijn advies: ga niet naar een receptie om interessante klanten te ontmoeten, maar om interessante mensen te spreken.’

2 Kies uw doelen

Van Burik en Zwaan leren cursisten goed rond te kijken wanneer ze een receptie binnenlopen. Neem de tijd, is hun advies, om te voelen welke mensen u wel of absoluut niet aanspreken.

Loop gerust even rond of ga staan kijken bij welk groepje u zich wilt voegen. Anderen op de receptie zijn zelf zo hard bezig een goed gesprek te voeren dat ze uw rondlopen niet opmerken.

3 Breek gerust in

Kijk of de persoon van uw keuze behoefte heeft aan een gesprek. Soms staat een pratend groepje meer open voor contact dan een eenling. Iemand in de rede vallen, vinden veel mensen eng en onbeleefd.

Penso: ‘We leren in onze opvoeding dat het onbeleefd is pratende mensen te onderbreken. Dat is juist, behalve op recepties. Daar is het volledig geaccepteerd gedrag.’

Niet zomaar aanschuiven
Zeg: ‘Mag ik er even bij komen staan? Ik ken hier niemand.’ Of pak het formeler aan – zoals Penso – en zeg: ‘Goedenavond. Mag ik u even onderbreken?’ Dat is beter dan aanschuiven zonder iets te zeggen. Dat kan als opdringerig worden ervaren.

U kunt zich direct voorstellen of wachten tot de gelegenheid zich voordoet. Belangrijk is niet meteen te beginnen met praten. Toon respect voor het gesprek dat al gaande was.

Voorstellen is een vak apart. De meeste mensen doen dat veel te gehaast en onthouden geen enkele naam. Penso: ‘Waarom stellen we onszelf voor? Omdat we willen dat iemand onze naam kent. Begin dus al met de eigen naam twee keer langzamer uit te spreken dan gewoonlijk.’

4 Onthoud namen

Wie de namen van zijn gesprekspartners weet te onthouden, maakt een verpletterende indruk. Vraag nog een keer naar de naam als u die niet heeft verstaan. Herhaal de naam hardop. Kijk degene wiens hand u vasthoudt aan, de meeste mensen kijken al naar de volgende persoon in het groepje.

Voegt u zich bij één persoon, begin dan met een triviale opmerking, zoals: ‘Leuk hier’. Of: ‘Wat vond u van de lezing?’ ‘Wat is uw relatie tot de gastheer?’ De meeste mensen herinneren zich de eerste zin niet van een praatje met een onbekende.

Rustig
Zoals Van Burik en Zwaan zeggen: dan bevindt de kennismaking zich nog in de fase van het contact maken. Wat mensen zeggen, doet er niet zoveel toe, als ze zich maar rustig en oppervlakkig uitdrukken.

Penso pleit juist wel voor een serieuze openingszin. Over file of buffet zou hij nooit beginnen.

5 Stel zelf vragen

Tijdens het gesprek is het belangrijk oprecht geïnteresseerd te zijn (niet wegkijken of half wegdraaien). Veel mensen vragen zich af waarover ze in vredesnaam moeten praten. Het advies van Penso en Zwaan is verrassend: praat niet, maar stel vragen, het liefst open vragen (die beginnen bijvoorbeeld met ‘Hoe..?’).

Wie vragen stelt, voert meer de regie over het gesprek dan wie praat. Praten roept spanning op. Vragen stellen vleit de gesprekspartner. Zwaan: ‘Mensen hebben een schreeuwende behoefte om te worden gehoord. Wij denken maar: oh, ik moet iets interessants zeggen. Terwijl je veel interessanter bent als je vragen stelt.’

Penso geeft de tip mensen te vragen naar wat ze het liefst doen als ze niet werken. ‘Drie vragen verder en de passie knalt uit de ogen van uw gesprekspartner. Het voordeel is: als u weet dat Marco gek is van bowlen, kunt u Marco ook beter onthouden.’

6 Wees bescheiden

Uiteraard is zelf praten niet te vermijden. Oefen in het kort presenteren van uzelf en uw organisatie, adviseert Penso. Zwaan en Van Burik zeggen: maak een lijst met leuke dingen over uzelf (zoals een reis of hobby). Zorg ervoor vijf van dit soort onderwerpen in het hoofd te hebben.

Let tijdens het gesprek op wat u zegt. Niet zeuren of roddelen, niet negatief spreken over het werk. Wees voorzichtig met politieke uitspraken.

Deel niet aan Jan en alleman visitekaartjes uit. Dat maakt het ontvangen van uw kaartje waardeloos. Zodra kaartjes worden gewisseld, is de vrijblijvendheid eraf. Doe dat alleen als u een vervolgafspraak maakt. Presenteer het kaartje met zorg. Wie zijn kaartje uit zijn achterzak plukt en achteloos weggeeft, wekt de indruk zelf niet veel voor te stellen.
 

7 Let op uw houding

Sowieso is non-verbaal gedrag belangrijker dan we denken. Zeker de helft van de communicatie tussen mensen berust op houding, lichaamsgeur, gezichtsuitdrukking, oogcontact. Licht voorovergebogen staan en de gesprekspartner aankijken bepaalt meer of u geïnteresseerd overkomt dan wat u zegt.

Praat niet te lang, een receptie is bedoeld voor korte contacten. Zeg bij het afbreken van een gesprek gerust: ‘Ik vond het leuk u te spreken, ik zie daar nog wat andere mensen die ik even wil aanschieten.’ Veel mensen hebben het idee dat dit onbeleefd is, zeker tegen een vrouw of hogergeplaatste.

Wegkijken
Veel onbeleefder is wegkijken, wegschuifelen of met een smoesje vertrekken. Zwaan: ‘Mensen doen botter dan ze denken. Zeg gewoon dat je verder gaat. En niet: “Ik ga naar huis.” Om dan nog een uur te blijven.’

Wie het lastig vindt een gesprek met een hogergeplaatste af te breken, kan een specifieke reden geven. Zoals: ‘Ik zie daar Dick de Vree van KPN, ik wil hem nog spreken over hun nieuwe campagne.’ Bedenk dat mensen die eindeloos blijven plakken niet weten hoe het hoort.

Recepties succesvol bezoeken is een kunst. Zoals Sybilla Dekker, VVD-minister van VROM, zegt: ‘Het is moeilijk de balans te vinden tussen aandacht geven aan de gesprekspartner en aandacht verdelen over de mensen met wie je wilt praten.’ Oefen. En voor wie dat niet voldoende is: volg een training.


Dit artikel verscheen eerder in weekblad Elsevier