Multitasken: Alles tegelijk doen werkt niet

José van der Sman

Antoine Arnolds is een druk zakenman. Als hij 's ochtends zijn kantoor binnenkomt, zet hij meteen zijn computer aan en begint zijn e-mail te lezen en te beantwoorden. Tegelijk luistert hij naar de berichten op het antwoordapparaat.

Ook werpt hij een schuine blik op de post, terwijl hij intussen een suikerzakje openscheurt, de suiker in zijn koffiebeker laat glijden en roert. Als de telefoon gaat, neemt hij op. Als zijn collega langskomt, zwaait hij vrolijk en maakt een grap. Arnolds maakt graag een dynamische indruk, alsof hij een man is die alles moeiteloos tegelijk kan doen.

Vergelijk
Bernd Bartels is ook een druk zakenman, maar hij pakt het anders aan. Als hij 's ochtends binnenkomt, neemt hij eerst koffie, doet er suiker in, roert en zet hem klaar om op te drinken. Dan schakelt hij zijn antwoordapparaat in, luistert, zet het af en toe stil om notities te maken en wist aan het einde alle berichten.

Hij neemt het eerste uur van de werkdag de telefoon niet op. Vervolgens opent hij zijn post, leest die en sorteert wat weg kan en wat later meer aandacht verdient. Dan zet hij de computer aan en doet hetzelfde met zijn e-mail. Daarna beantwoordt hij z'n mails in volgorde van belangrijkheid. Als hij daarmee klaar is, staat hij op, pakt een tweede kop koffie en beantwoordt hij belangrijke telefoontjes.

Tot slot van het eerste werkuur dicteert hij de antwoorden op belangrijke brieven. Bartels maakt met zijn werkwijze eerder een trage dan dynamische indruk.

Wie van de twee doet zijn werk beter?

Multitasken
Als we de cognitieve psychologen moeten geloven die onderzoek doen naar mogelijkheden en beperkingen van 'multitasking', wat zoveel betekent als 'veel taken tegelijk uitvoeren', doet Bartels het veel beter dan Arnolds. Niet alleen is hij waarschijnlijk sneller klaar, hij heeft alle taken ook secuurder gedaan en de belangrijke informatie beter in zijn geheugen opgeslagen. Bovendien loopt hij minder risico op de langere termijn overwerkt te raken.

In tegenstelling tot wat vaak wordt verondersteld, werkt het denkende deel van het menselijk brein namelijk niet als een computer die vele taken tegelijk kan doen, en zonder vertraging en hapering van de ene op de andere taak kan overschakelen.

Test
Een van de eersten die dit aantoonden, was de Amerikaanse psycholoog John Ridley Stroop. In 1935 publiceerde hij een klassiek geworden test waarin hij proefpersonen eerst de kleuren liet benoemen van een rij kruisjes, en daarna de kleuren van een rij woorden.

Wat bleek? Bij de kruisjes kon de taak razendsnel en moeiteloos worden uitgevoerd. Maar bij de woorden kwamen de antwoorden trager, want het brein gaat eerst het woord lezen en dan pas naar de kleur kijken (Doe zelf de test 'Vertraging in het brein').

Stroop-effect
Dit fenomeen, dat in de psychologie bekendstaat als het Stroop-effect, bewijst dat het brein, wanneer het wordt geconfronteerd met meerdere taken, altijd eerst de taak uitvoert die min of meer vanzelf gaat (zoals lezen) en dan pas toekomt aan de taak die concentratie en denkwerk vereist (zoals het benoemen van een kleur).

Sommige zaken zijn natuurlijk wel goed te combineren. We kunnen tegelijkertijd lopen en praten. Dat komt doordat lopen geautomatiseerd is, we hoeven daar niet bij na te denken. Dus kan het brein zich volledig concentreren op het gesprek.

Ook kunnen we best twee taken combineren die aandacht vergen, als ze niet te moeilijk zijn, en bovendien verschillende zintuigen en handelingen vereisen. Zo kunnen pianisten muziek van een blad lezen (met de ogen) en spelen (met de handen), en tegelijkertijd naar voorgelezen woorden luisteren (met de oren) en deze nazeggen (met de mond).

Kiezen
Maar als deze handelingen veel betekenis krijgen en concentratie vergen, zal het brein kiezen en onwillekeurig een van de taken laten prevaleren. Gevolg: de andere taken worden slechter uitgevoerd en de informatie wordt slechter opgeslagen in het geheugen.

Is kiezen moeilijk of onmogelijk, dan kan het brein ook gaan 'zappen' tussen meerdere taken. Recente onderzoeken tonen aan dat dit dan ongeveer om de 3 seconden gebeurt. Het brein concentreert zich 3 seconden op taak A, terwijl het taak B, C, en D naar de achtergrond dringt. Dan komt taak B aan de beurt, enzovoorts.

Energie
Dat voortdurend verleggen van de concentratie kost veel tijd en energie: het brein moet almaar andere hersendelen activeren en andere informatie uit het geheugen opdiepen. Het duurt ongeveer anderhalf keer langer om meerdere taken tegelijk te doen dan om die taken na elkaar af te werken.

Bovendien is zappen geestelijk vermoeiender. Het kan een vorm van hyperactiviteit en gebrek aan concentratievermogen veroorzaken die door sommige deskundigen wordt vergeleken met ADHD. Het leidt tot nalatigheid en zelfs fouten.

Stress
De informatie wordt minder goed in het geheugen opgeslagen, waardoor je minder van je werk 'leert' en je je dus altijd meer moet blijven inspannen. Omdat alles tegelijk doen meer tijd vergt, blijven zaken liggen en stapelen zich op. Dat leidt weer tot chagrijnige telefoontjes en boze e-mails, om nog maar te zwijgen van een ontevreden werkgever.

Dit alles bij elkaar vergroot de stress en dus de kans om overwerkt te raken.

Doe zelf de test 'Vertraging in het brein'

Dit artikel verscheen eerder in Elsevier, 8 okotber 2005