Reizen

Zakenreis: wat mag wel en wat niet?

dinsdag 6 februari 2007 15:37

Wat mag wel, wat mag niet als u op reis bent voor het werk? Kunt u ook iets leuks voor uzelf doen, of moet u zich daar juist verre van houden? En hoe zit het met declareren? De gouden regel van ervaren zakenreizigers: doe niets wat u normaal ook niet doet.

Emilie Escher

'Heerlijk, naar Londen.' Françoise Mortier, inkoper bij het internationale kledingbedrijf Mexx, verheugt zich op haar komende zakenreis. 'Volgende week ga ik. Weet je dat ik er nu al met veel plezier aan denk hoe ik lekker in alle vroegte van huis rijd, op weg naar het vliegveld? Vaak plan ik een vlucht eerder dan noodzakelijk, zodat ik nog even tijd heb om los van alles en iedereen koffie te drinken in Londen voordat mijn afspraak begint.'

Creatief
Wat ze daar ook zeker zal doen, is de tentoonstelling bezoeken van de Spaanse schilder Velázquez. Als ze haar afspraken een beetje creatief plant, moet dat lukken. 'Eet ik mijn broodje tijdens het lopen naar de volgende afspraak, of, als dat mag en lukt, tijdens de tentoonstelling.' Op reis gaan voor het werk betekent voor haar, tussen het drukke zakendoen door, vooral ook veel genieten.

Dat geldt ook voor neuroloog Ton Lensing, die voor Bayer en het Academisch Medisch Centrum een wereldwijd onderzoek opzet naar een veelbelovend nieuw bloedstollingsmiddel. Hij werkt zich uit de naad, zegt hij, maar zorgt er tegelijkertijd voor dat hij de lokale attracties niet laat liggen.

In Londen eindigt hij altijd in hetzelfde gezellige Indiase restaurant. In Rome brengt hij steevast een bezoek aan een mannetje dat leren handschoenen maakt die met kasjmier zijn gevoerd. 'Altijd een goed cadeautje. Hier in Nederland zijn ze vier keer zo duur.' Zijn pakken komen van een meester-kleermaker in Milaan. 'Moet je voelen wat een zachte stof.' In Madrid koopt hij de heerlijkste worsten. 'Je zou wel gek zijn als je dat allemaal niet doet als je op reis bent,' is zijn mening. 'Dan ontzeg je jezelf veel.'

Calvinistisch
Coen van Haeringen van aannemersbedrijf Ballast Nedam maakt regelmatig korte zakentrips, vroeger vloog hij voor langere periodes naar Nieuw-Zeeland, Mexico en Egypte, vooral Egypte. Maar voor hem geen kleren van Egyptische katoen bij een eigen kleermaker. Hij zag vooral bouwplaatsen en hotelkamers. Al die keren dat hij er voor zijn werk was, heeft hij nog nooit een piramide bezocht, laat staan een buikdanseres. 'Daar was gewoon geen tijd voor.'

Onlangs is hij voor het eerst met zijn vrouw met vakantie geweest in Mexico, een land waar hij veel voor zijn werk is geweest. Destijds had hij daar met gemak een vakantie aan kunnen koppelen, maar hij heeft dat met opzet nooit gedaan. 'Iedereen was er altijd zo hard aan het werk, dan ga je niet twee of drie vrije dagen nemen. Dat staat gewoon niet zo goed. Misschien,' voegt hij eraan toe, 'ben ik wel vreselijk calvinistisch. Maar het is ook zo dat als je veel op reis bent, je snel weer naar je gezin wilt.'

'Overdreven correct'
Is hij inderdaad een heilig boontje of is wat hij doet zeer te prijzen? Neuroloog Ton Lensing vindt dat iemand die regelmatig in een land als Egypte verkeert, en níet even de tijd neemt om het graf van Toetanchamon te bekijken, zichzelf ernstig dupeert. 'Dat is echt overdreven correct.'

De etiquette van het zakenreizen. Wat doe je wel? Wat doe je niet? Wat zijn de regels? Ton Lensing, maar ook andere ervaren zakenreizigers als Françoise Mortier, hanteren als belangrijkste regel: doe geen dingen die je normaal ook niet doet. Ga niet opeens het duurste van het duurste bestellen, champagne en lekkere hapjes op kosten van je baas. En: wees eerlijk.

WAT MAG WEL EN WAT MAG NIET?

Airmiles sparen Dat mag bij de meeste bedrijven. Het ministerie van Buitenlandse Zaken staat het zijn medewerkers echter niet toe.
Lang weekeinde Van een korte zakenreis een lang weekeinde maken of een vakantie aan een zakentrip vastplakken, is ook bij de meeste bedrijven toegestaan, zolang het maar sporadisch voorkomt en u de privéhotelkosten zelf betaalt.
Vliegen Zowel bij multinational Shell als bij het ministerie van Buitenlandse Zaken mogen medewerkers na een lange vlucht twaalf uur eerder op de plaats van bestemming arriveren om fris en uitgeslapen zaken te kunnen doen. Bij Shell vliegen overigens alle werknemers binnen Europa gewoon economy class.
Creditcard De meeste bedrijven geven hun werknemers een creditcard mee. Buitenlandse Zaken doet dat niet. Dat geeft zijn ambtenaren een dagvergoeding. Een organisatie als Amnesty International, die vaak opereert in landen waar het onmogelijk is met een creditcard te betalen, laat het reizende personeel vooraf een begroting maken.

Meer tips in Elsevier Thema Reizen